智能會務管理系統概述

信息化時(shí)代的(de)今天，企業經營和(hé / huò)管理趨于(yú)信息化和(hé / huò)網絡化，加上(shàng)國(guó)内國(guó)際企業的(de)快速發展、集團化的(de)步伐加快，預示着傳統的(de)會議室預定管理需要(yào / yāo)改變。華威信息會議室預定系統可以(yǐ)幫助企業規範化電子(zǐ)化管理會議室資源，提高了(le／liǎo)會議室的(de)使用率，節省會議組織者的(de)時(shí)間，使企業的(de)管理水平上(shàng)一(yī / yì ／yí)個(gè)台階。

簡要(yào / yāo)功能概述：

1) 網上(shàng)查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時(shí)何地(dì / de)都可輕松實現。

2) 自動通知：在(zài)線預定或取消，通過郵件或内部系統自動通知相關人(rén)員。

3) 圖表顯示：會議室的(de)空閑/被預定時(shí)段一(yī / yì ／yí)目了(le／liǎo)然，對會議室資源了(le／liǎo)如指掌，遠離沖突。

4) 智能的(de)系統接口：可與客戶現有的(de)辦公管理系統、門禁系統或其它信息系統進行無縫地(dì / de)結合，使企業的(de)

   信息資源得到(dào)統一(yī / yì ／yí)、充分的(de)共享與使用。

5) 獨立發布各類信息：每個(gè)會議室門口的(de)液晶屏，不(bù)僅獨立顯示本會議室會議信息，更可獨立、自由發布

   企業其他(tā)資訊，支持文字、圖片和(hé / huò)視頻等各種文本格式。

6) 會務服務管理：支持會前設備、服務預定以(yǐ)及會議進程中的(de)服務呼叫等個(gè)性功能。

 2、預訂系統

會議室預訂系統采用B/S架構，通過浏覽器進行操作；會議室預訂系統即可以(yǐ)是(shì)一(yī / yì ／yí)個(gè)獨立運行的(de)管理系統，又可以(yǐ)嵌入到(dào)公司原有的(de)OA系統中作爲(wéi / wèi)一(yī / yì ／yí)個(gè)模塊。

實現的(de)功能爲(wéi / wèi):維護會議室資源、查詢會議室預定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和(hé / huò)會議室使用情況統計。

1）會議室預訂申請

首先，在(zài)申請預訂會議室時(shí)，可以(yǐ)通過多種組合條件（如會議室大(dà)小、所在(zài)位置、會議室資源等）篩選來(lái)精确定位目标會議室并查看會議室的(de)預定情況。系統采用表格和(hé / huò)色塊來(lái)表示當前會議室的(de)預訂情況。點擊已預訂的(de)色塊，可查看預訂人(rén)、預訂時(shí)間、會議主題等信息; 點擊某個(gè)未預訂色塊，可直接進入該時(shí)段的(de)申請預訂頁面。可查詢本人(rén)的(de)申請曆史信息，包括申請的(de)狀态、流程等對自己提交的(de)申請，可進行撤銷、修改操作。會議室預訂既支持某個(gè)時(shí)間點的(de)預訂，又支持将一(yī / yì ／yí)段時(shí)期内所有某個(gè)特定時(shí)間點的(de)都預訂。

2）會議室審批

本系統如果集成在(zài)當前的(de)協同辦公系統中，具體方式與目前的(de)協同審批完全相同；如果是(shì)獨立于(yú)協同辦公系統的(de)，則支持二級審批。預訂申請提交後，系統将自動匹配該會議室所對應的(de)審批級别并建立申請流程，流程審批完成後，系統将認定該申請已成功。

會議管理員可以(yǐ)查看到(dào)會議室預訂申請待審核列表，可修改該會議申請裏的(de)内容，如果不(bù)允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發布會議”，發布後該會議進入已審核狀态，

如下圖：

3）會議室信息維護

維護各種會議資源和(hé / huò)會議類型，定義會議審批流程。維護經常列席會議的(de)外部單位/人(rén)員。 會議資源可以(yǐ)在(zài)預訂會議室時(shí)進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用戶預訂的(de)會議提交後，系統可根據會議類型自動發起相應。

4）會議郵件通知

如果系統爲(wéi / wèi)獨立運行的(de)方式，系統會集成Outlook的(de)郵件功能，采用郵件通知（預定、修改、取消的(de)系統動作都将以(yǐ)郵件的(de)方式通知相關人(rén)員）。

如果系統集成在(zài)協同辦公系統中，将采用信息通知的(de)方式。系統根據會議開始時(shí)間和(hé / huò)設定的(de)提前提醒時(shí)間，進行提醒該會議參與人(rén)員。

5）會議服務呼叫

爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)保證會議順利圓滿的(de)召開，以(yǐ)及提高與會人(rén)員的(de)滿意度，系統可以(yǐ)采集和(hé / huò)顯示當前會議狀态，并可以(yǐ)開放相關功能模塊給後勤服務人(rén)員，使服務人(rén)員能及時(shí)響應會議的(de)各種服務性需求。目前可以(yǐ)提供的(de)會議狀态有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中。

6）查看和(hé / huò)處理會議相關事項

會議室申請預訂時(shí)可以(yǐ)指定會議記錄人(rén)作會議紀要(yào / yāo)并發送給所有與會人(rén)員，可以(yǐ)與門禁系統相連使系統自動記錄和(hé / huò)顯示會議簽到(dào)情況。

7）會議室使用情況統計

可統計個(gè)人(rén)的(de)申請曆史信息，可統計各種會議資源的(de)使用情況和(hé / huò)各種會議類型的(de)分布情況。可以(yǐ)根據客戶實際需求定制各種相關統計報表。

3、顯示系統

會議室顯示系統，作爲(wéi / wèi)公司直接面向員工和(hé / huò)客戶的(de)一(yī / yì ／yí)面窗口，基本功能包括顯示、通知、監控等，具有向員工和(hé / huò)外界發布信息，引導與會人(rén)員準時(shí)參與會議，通知服務人(rén)員及時(shí)響應會議服務需求等基本功能。除此之(zhī)外，顯示系統還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和(hé / huò)合并顯示等高級功能。

該子(zǐ)系統主要(yào / yāo)由模闆設計器、信息發布引擎、顯示設備客戶端三部分組成。 

 模闆設計器 

一(yī / yì ／yí)個(gè)“所見即所得”的(de)可視化模闆設計界面，能夠設計、定制豐富的(de)顯示信息。通過模闆設計器可以(yǐ)定制各種信息顯示模闆。

 信息發布引擎

作爲(wéi / wèi)整個(gè)信息顯示系統的(de)核心，負責完成數據庫存取、顯示内容自動打包、數據庫信息後台維護、響應客戶端讀取請求等主要(yào / yāo)功能。

 顯示客戶端 

主要(yào / yāo)包括雲端計算機及液晶屏兩大(dà)部分，爲(wéi / wèi)了(le／liǎo)顯示需要(yào / yāo)，雲終端在(zài)較高的(de)位置上(shàng)安裝。顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護簡單、高可管理性、綜合運營成本低等多種優點。

1）會議室信息顯示

每個(gè)會議門前的(de)液晶屏顯示當天會議室的(de)預訂情況；提示當前時(shí)間及會議室狀态；若當前會議室正在(zài)使用，提示會議結束時(shí)間。無會議召開時(shí)，可播放企業圖片或視頻文件。

2）會議信息采集

該模塊主要(yào / yāo)是(shì)在(zài)會議室内提供多個(gè)開關，會議人(rén)員可根據需要(yào / yāo)改變開關狀态，例如：按下送水開關，要(yào / yāo)求會務人(rén)員送水；開關數量和(hé / huò)含義可自定義；開關的(de)狀态可與會議室控制系統關聯，例如：按下會議開始開關，表示會議已開始，在(zài)顯示屏幕上(shàng)顯示“靜”圖片，提醒其他(tā)人(rén)員不(bù)得喧嘩。

3）可定制各種顯示信息

系統具有一(yī / yì ／yí)個(gè)“所見即所得”的(de)可視化模闆設計界面，能夠設計、定制豐富的(de)顯示信息。通過模闆設計器可以(yǐ)定制會議預訂、企業文化、活動、宣傳等各種的(de)信息顯示模闆，從而(ér)提高顯示系統的(de)使用效率。

4）可支持多種格式内容

用戶可以(yǐ)根據實際情況在(zài)顯示屏中獨立播放多種格式内容，實現了(le／liǎo)格式和(hé / huò)内容多樣化，如圖像、文本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體形式，從而(ér)大(dà)大(dà)豐富了(le／liǎo)顯示内容和(hé / huò)效果。

4、特點與優勢

1）規範化網絡化會議室管理

利用先進的(de)網絡技術和(hé / huò)管理理念爲(wéi / wèi)企業搭建一(yī / yì ／yí)個(gè)規範的(de)信息系統，将企業寶貴的(de)會議室資源統一(yī / yì ／yí)管理協調，提升企業管理效率與整體形象。

2）多模塊按需選擇

系統集成了(le／liǎo)多種第三方技術模塊，客戶可以(yǐ)根據自己的(de)實際需求自主選擇是(shì)否采用這(zhè)些模塊，可以(yǐ)減少不(bù)必要(yào / yāo)的(de)開支節約成本，做到(dào)按需支付。

3）多系統無縫集成

可與企業現有的(de)協同辦公系統和(hé / huò)門禁系統等多種業務系統建立接口，實現無縫連接，保證各種現有業務系統良好運行和(hé / huò)協同工作。

4）靈活性和(hé / huò)人(rén)性化

顯示系統爲(wéi / wèi)快速适應發布信息的(de)内容變化、數據變化、格式變化提供了(le／liǎo)有力保障。最終爲(wéi / wèi)客戶提供靈活、多樣、及時(shí)、準确的(de)信息發布及人(rén)性化的(de)信息服務，支持業務的(de)随需應變、“零編程”的(de)維護能力、

動态可伸縮的(de)系統處理能力。

5）更安全和(hé / huò)更穩定

真正做到(dào)集中管理，使管理員的(de)管理對象由包括所有客戶端設備的(de)整個(gè)系統，集中到(dào)服務器一(yī / yì ／yí)個(gè)點，軟硬件升級、殺毒、應用軟件安裝、用戶帳戶管理等等，幾乎所有的(de)工作都在(zài)服務器上(shàng)進行，管理員隻要(yào / yāo)維護好服務器即可，大(dà)大(dà)減輕維護工作量。還可以(yǐ)利用服務器完善的(de)備份和(hé / huò)容錯機制,更可确保系統和(hé / huò)數據的(de)快速恢複。

6）低成本和(hé / huò)高環保

顯示系統采用雲終端實現一(yī / yì ／yí)台主服務器讓幾十個(gè)顯示器能獨立、同時(shí)操作和(hé / huò)使用，節省了(le／liǎo)80%的(de)軟、硬件費用。低硬件升級成本，雲終端無需升級，隻對服務器進行升級即可提高整個(gè)系統性能。低維護成本，整個(gè)系統實現服務器單點管理，顯示客戶端零維護。低運營成本，每台雲終端的(de)功耗隻是(shì)PC的(de)5%，耗電極低。

7）可定制開發個(gè)性功能

本公司擁有強大(dà)的(de)技術實力，以(yǐ)及多年大(dà)中型企業業務系統的(de)開發和(hé / huò)實施經驗，因此可爲(wéi / wèi)客戶根據企業實際情況量身定制開發各種業務需求。